Yapay zeka resepsiyonist nedir, bir çağrıyı baştan sona nasıl karşılar?

Yapay zeka resepsiyonist, işletmenize gelen telefonu bir insan resepsiyonist gibi karşılayan yazılımdır. Arayanı işletmenizin adıyla selamlar, ne istediğini kendi cümlelerinden anlar, sorusunu cevaplar, randevusunu yazar ve görüşmenin özetini size iletir. Türkiye'de aynı hizmete çoğu zaman yapay zeka telefon sekreteri, AI sekreter ya da kısaca yapay zeka sekreter denir; hepsi aynı işi anlatır.

Bu yazı kavramı tanıtmakla kalmıyor: bir çağrının yönlendirmeden bildirime kadar nasıl aktığını adım adım gösteriyor ve yapay zeka resepsiyonistin nerede işe yarayıp nerede yaramadığını açıkça söylüyor.

Yapay zeka resepsiyonist ne demek?

Resepsiyonun telefondaki işi üç kelimeyle özetlenir: karşılamak, anlamak, not etmek. Yapay zeka resepsiyonist bu üç işi üç teknolojinin birlikte çalışmasıyla yapar:

• Ses tanıma, arayanın söylediğini anlık olarak metne çevirir.
• Dil modeli, metinden ne istendiğini çıkarır ve cevabı kurar.
• Ses sentezi, cevabı doğal bir Türkçe sesle söyler.

Arayan bir tuşa basmaz, menü dinlemez; derdini anlatır. "Yarın öğleden sonra müsait misiniz, saç boyası ne kadar sürüyor?" gibi iki soruyu tek cümlede sorabilir.

Asıl önemli olan teknoloji değil, bilginin kaynağıdır. Yapay zeka resepsiyonist yalnızca sizin verdiğiniz bilgiyle konuşur: fiyat listeniz, çalışma saatleriniz, adresiniz, hizmetleriniz. Bilmediği bir şey sorulduğunda cevap uydurmaz, arayanın notunu ve numarasını alır.

Bir çağrı baştan sona nasıl akar?

Sesera'da tipik bir çağrı şu altı adımdan geçer:

1. Müşteri her zamanki numaranızı arar. Kartvizitinizdeki, tabelanızdaki, Google'daki numara. Numaranız değişmez.
2. Önce sizin telefonunuz çalar. Yönlendirme "meşgulse ve cevapsızda" kurulduğu için açabildiğiniz çağrıyı yine siz açarsınız.
3. Açamazsanız çağrı Sesera'ya geçer. Operatörünüz çağrıyı Sesera'nın karşılama hattına aktarır. Sesera çağrının sizin hattınızdan yönlendirildiğini tanır ve sizin işletme bilgilerinizle açar.
4. Karşılar ve kendini tanıtır. İşletmenizin adıyla selamlar ve yapay zeka olduğunu söyler; KVKK gereği bunu gizlemez.
5. Konuşur ve işi görür. Soru geldiyse panele yazdığınız bilgiyle cevaplar. Randevu istendiyse çalışma saatlerinize ve seans sürenize göre boş bir saate yazar. İkisi de değilse kim aradığını, ne istediğini ve dönüş numarasını not eder.
6. Özet size gelir. Görüşme biter bitmez özet panelinize düşer ve telefonunuza bildirim gelir. Sesli kayıt ve konuşmanın dökümü de paneldedir.

Aynı anda birden fazla kişi ararsa hepsi karşılanır. İnsan resepsiyonistin "şu an diğer hattayım" anı burada yoktur.

Neyi yapar, neyi yapmaz?

Yapay zeka resepsiyonist telefonda şunları yapar:

• Açık mısınız, fiyat ne kadar, otopark var mı gibi soruları sizin bilginizle cevaplar.
• Randevu alır; isterseniz Google Takvim'inizle eşleşir ve dolu saati önermez.
• Mesaj alır: kim aradı, ne istedi, ne kadar acil.
• Arayan başka bir dilde konuşursa o dilde devam eder. Standard planda Türkçenin yanında 5 ek dil, Pro ve Ultra'da 31 ek dil vardır.
• Mesai tanımaz: akşam, hafta sonu, bayram fark etmez.

Şunları ise yapmaz:

• Masa başı işleri yapmaz. Misafir karşılamak, evrak hazırlamak, tahsilat takip etmek resepsiyonun işidir ama telefonun işi değildir. Yapay zeka resepsiyonist yalnızca telefondadır.
• Karar vermez. Pazarlık etmez, indirim sözü vermez; yetkisi panele yazdığınız kadardır.
• Tahmin yürütmez. Bilgi tabanında olmayan soruda not alır ve sizi aratır.
• Uzman görüşü vermez. Tıbbi ya da hukuki soruda yorum yapmaz, arayanı size yönlendirir.

Tuşlu menüden (IVR) farkı

Tuşlu menü, yani IVR, arayandan uyum bekler: "Randevu için 1'e, adres için 2'ye basın." Menü doğru dalı bulsa bile işi görecek biri yoksa çağrı yine kaçar. Yapay zeka resepsiyonist ise çağrıyı yönlendirmek için değil, sonuçlandırmak için vardır.

Menü ve dahili dağıtımı gerçekten gereken çok çalışanlı yapılar için sanal santral hâlâ doğru araçtır; ikisi birlikte de kullanılabilir.

Klasik telesekreterden farkı

Telesekreter çağrıyı karşılar ama konuşmaz; bip sesinden sonra kayıt alır. İşletme aramalarında sesli mesaj bırakma oranı genelde %20'nin altındadır, yani telesekretere düşen her 10 çağrının 8'i sessizce kaybolur. Ayrıntılı karne telesekreter hizmeti nedir yazımızda.

İlginç olan, ikisinin kurulumunun aynı olmasıdır: ikisi de "meşgulse" ve "cevapsızda" yönlendirmesiyle çalışır. Değişen tek şey hedeftir. Telesekreterde çağrı bir ses kutusuna, yapay zeka resepsiyonistte konuşan bir sekretere gider.

Hangi işletmelere uyar?

Telefonu elle açamayan, ama her çağrısı bir iş ya da randevu demek olan işletmelere:

• Diş klinikleri: hekim koltuktayken ve klinik kapalıyken gelen hasta çağrısı.
• Kuaför ve berberler: makas eldeyken ya da cumartesi yoğunluğunda gelen randevu.
• Tesisatçı ve elektrikçiler: sahadayken ya da gece gelen acil arıza çağrısı.

Resepsiyonisti olan bir işletmede yapay zeka resepsiyonist onun yerine geçmez; taşan çağrıyı ve mesai dışını alır. Resepsiyon telefondayken ikinci arayan boşa düşmez.

Uymadığı durum da var: her çağrısı uzun bir danışmanlık görüşmesi olan ve her seferinde sizin kararınızı gerektiren işler. Orada yapay zeka resepsiyonist en fazla notu alıp sizi aratır; asıl görüşmeyi yine siz yaparsınız.

Nasıl kurulur?

1. Hesap açın. E-posta ya da Google hesabıyla, kart bilgisi istemeden.
2. İşletmenizi anlatın. Sihirbaz beş dakika sürer: ne iş yaptığınız, çalışma saatleri, fiyatlar, sık sorulan sorular. İster yazarak, ister konuşarak.
3. Yönlendirmeyi açın. Android'de Sesera uygulaması yönlendirmeyi kendisi kurar. iPhone'da operatörünüze göre bir SMS ya da kodla kurulur. Kodların tamamı ve iptal yolları çağrı yönlendirme rehberimizde.

İlk gerçek çağrıdan önce bir yapay zeka resepsiyonistin nasıl konuştuğunu duymak isterseniz 0850 242 79 46 numarasını arayın. Plan ücretleri, dahil dakikalar ve deneme koşulları yapay zeka sekreter fiyatları yazımızda; hizmetin tamamını tek sayfada görmek için yapay zeka sekreter sayfamıza bakabilir, denemek için ücretsiz hesap açabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Yapay zeka resepsiyonist nedir?

Yapay zeka resepsiyonist, işletmenin telefonunu insan yerine karşılayan, arayanla doğal dilde konuşan, soruları işletmenin kendi bilgisiyle cevaplayan, randevu alan ve mesaj kaydeden bir yazılımdır. Görüşme bitince özeti işletme sahibine bildirim olarak gönderir.

Yapay zeka telefon sekreteri ile yapay zeka resepsiyonist aynı şey mi?

Evet, aynı hizmetin farklı adlarıdır. "Resepsiyonist" kelimesi klinik, otel ya da salon gibi karşılama masası olan işletmeleri çağrıştırır, "sekreter" ise daha genel bir addır. İş aynıdır: telefonu açmak, arayanla konuşmak ve sonucu size raporlamak.

Arayan kişi yapay zeka ile konuştuğunu bilir mi?

Evet. Sesera görüşmenin başında yapay zeka olduğunu söyler; KVKK ve dürüstlük gereği bunu gizlemez. Bu, görüşmenin akışını değiştirmez: arayan sorusunu sorar, randevusunu aldırır ya da mesajını bırakır.

Numaramı değiştirmem gerekir mi?

Hayır. Mevcut numaranız aynı kalır; yalnızca "meşgulse ve cevapsızda yönlendir" kuralı tanımlanır. Önce sizin telefonunuz çalar, siz açamazsanız yapay zeka resepsiyonist açar.

Yapay zeka resepsiyonist randevu alabilir mi?

Evet. Arayanın adını, telefonunu ve istediği saati alır, çalışma saatlerinize ve seans sürenize göre randevuyu yazar. Randevular panelde görünür, isterseniz Google Takvim ile eşleşir ve her yeni randevuda telefonunuza bildirim gelir.

Tuşlu menüden (IVR) farkı nedir?

Tuşlu menü arayanı tuşlarla bir dahiliye yönlendirir ve karşıda açacak kimse yoksa çağrı yine kaçar. Yapay zeka resepsiyonist ise arayanla konuşur ve çağrıyı cevap, randevu ya da mesajla kendisi sonuçlandırır.