Yapay zeka randevu asistanı: telefonla gelen randevuyu kim, nasıl yazar?

Yapay zeka randevu asistanı, işletmenizi arayan müşteriyle telefonda konuşup randevusunu sizin takviminize yazan bir yazılımdır. Online randevu sayfası kurmanıza, müşteriye link göndermenize gerek kalmaz; müşteri alıştığı gibi arar, "perşembe öğleden sonra olur mu" der, yapay zeka uygun bir saat önerir ve randevuyu kaydeder. Bu yazıda telefonla randevu alan yapay zekanın hangi ayarlarla doğru çalıştığını ve üç farklı sektörde bir randevu konuşmasının nasıl geçtiğini anlatıyoruz.

Neden hâlâ telefon?

Online randevu sistemleri yaygınlaştı ama telefon ortadan kalkmadı. Randevu almadan önce müşteri çoğu zaman bir şey sormak ister: "Bu işlem ne kadar sürer?", "Arabayı bırakıp alabilir miyim?", "Dolgu için aç mı geleyim?". Soru sorulan yerde form yetmez, konuşma gerekir.

Sorun şu ki randevuların geldiği saatler, telefonu açamadığınız saatlerdir. Diş hekimi hasta başındadır, kuaförün eli saçtadır, servis ustası aracın altındadır. Telefonla randevu almak, bu yüzden genellikle ya bir randevu sekreteri tutmak ya da çağrıları kaçırmak anlamına gelir. Yapay zeka randevu asistanı üçüncü yolu açar.

Telefonla randevu alan yapay zeka nasıl çalışır?

Sesera'da akış şöyledir:

1. Müşteri sizin numaranızı arar. Numaranız değişmez.
2. Önce sizin telefonunuz çalar. Açamazsanız ya da hattınız meşgulse çağrı Sesera'ya geçer.
3. Sesera işletmenizin adıyla karşılar. Yapay zeka olduğunu ve görüşmenin işlendiğini en başta söyler.
4. Randevu isteğini anlar. Hangi hizmet, hangi gün, hangi saat aralığı.
5. Uygun saati önerir. Çalışma saatlerinize ve seans sürenize göre boş bir saat bulur. Google Takvim'inizle eşleştirdiyseniz takvimdeki dolu saati önermez.
6. Kaydeder ve size bildirir. Randevu panelinize düşer, telefonunuza bildirim gelir. Görüşmenin yazılı özeti, ses kaydı ve dökümü de paneldedir.

Arayan bir tuşa basmaz, bir menüde kaybolmaz. Telefondaki "otomatik randevu sistemi" ifadesinin eski anlamı tuşlu menüydü; burada müşteri yalnızca konuşur.

Doğru çalışması için üç ayar

Telefonla randevu alan yapay zeka, ona verdiğiniz çerçeve kadar iyidir. Kurulum sihirbazında işletmenizi anlatırken özellikle şu üç şeyi netleştirin:

Çalışma saatleri. Hangi gün kaçta açılıp kaçta kapandığınız. Öğle arası veriyorsanız onu da yazın. Asistan bu saatlerin dışına randevu yazmaz.

Seans süresi. Bir randevunun ne kadar sürdüğü. Saat aralıkları buna göre oluşur. Kısa ve uzun işlemleriniz varsa hizmet bilgilerinde bunu belirtin.

Google Takvim. Takviminizi bağlarsanız asistan oradaki dolu saatleri görür ve o saatleri önermez. Elle eklediğiniz bir randevu ya da kişisel bir işiniz varsa çakışma olmaz.

Bunların yanında fiyatlarınızı, adresinizi ve sık sorulan soruları da yazmanız iyi olur. Randevu arayanların çoğu önce bir şey sorar; asistan bu soruları sizin yazdığınız bilgiyle cevaplar, yazmadığınız bir şeyi uydurmaz.

Örnek 1: Diş kliniği

Akşam saat sekiz, klinik kapalı. Bir hasta arıyor. Aşağıdaki konuşma bir örnektir:

Asistan: İyi akşamlar, Örnek Diş Kliniği. Ben kliniğin yapay zeka asistanıyım, görüşmemiz işlenmektedir. Size nasıl yardımcı olabilirim?

Hasta: Dişim ağrıyor, en yakın ne zaman gelebilirim?

Asistan: Yarın sabah 10.30'da bir muayene saatimiz boş. Size uyar mı?

Hasta: Uyar. Ağrı kesici alayım mı peki?

Asistan: Bu konuda size tavsiye veremem, hekimimizin değerlendirmesi gerekir. Notunuzu hekimimize iletiyorum. Adınızı ve telefonunuzu alabilir miyim?

Burada iki şey önemli. Asistan randevuyu kliniğin muayene süresine göre yazdı ve tıbbi tavsiye vermedi; soruyu not edip hekime bıraktı. Klinikler için ayrıntılar diş kliniği çözüm sayfamızda.

Örnek 2: Kuaför ve berber

Cumartesi öğleden sonra, salon dolu, makas elde. Telefon çalıyor.

Müşteri: Merhaba, yarın saç kesimi ve sakal için yer var mı?

Asistan: Yarın pazar, salonumuz kapalı. Pazartesi 11.00 ya da 14.30 uygun. Hangisini istersiniz?

Müşteri: 14.30 olsun. Fiyat ne kadar?

Asistan: (Salonun panele yazdığı listedeki saç ve sakal fiyatını söyler.) Randevunuzu pazartesi 14.30'a yazıyorum.

Asistan kapalı günü bildi, çünkü çalışma saatlerinde yazıyordu. Fiyatı ise salonun panele yazdığı listeden söyledi. Fiyat kırmaz, indirim sözü vermez. Salonlar için kuaför ve berber sayfamıza bakabilirsiniz.

Örnek 3: Oto servis

Usta aracın altında. Bir müşteri periyodik bakım için arıyor.

Müşteri: Arabamın bakımı geldi, perşembe getirsem olur mu?

Asistan: Perşembe sabah 09.00 boş. Aracınızın markasını ve modelini, varsa şikayetinizi söyler misiniz? Ustamıza not olarak iletirim.

Müşteri: Fren pedalında bir ses var, onu da baksınlar.

Asistan: Not aldım. Fren için kesin fiyatı ustamız aracı gördükten sonra söyleyebilir. Randevunuz perşembe 09.00.

Asistan karar gerektiren konuda, yani arızanın fiyatında, tahmin yürütmedi. Randevuyu yazdı, şikayeti not etti. Servisler için oto servis sayfamız var.

Randevu sekreteri mi, yapay zeka mı?

Kadrolu bir randevu sekreteri, telefonun yanında masa başı işleri de yapar; bu, yapay zekanın yapamayacağı bir iştir. Ama yalnızca telefon ve randevu için bakarsak tablo şöyledir:

Maliyetin ayrıntısı sekreter maaşı 2026 yazımızda. Sekreteri olan işletmeler için asistan onun yerine geçmek zorunda değildir: sekreter telefondayken ya da mesai dışında gelen randevuyu alır.

Neyi yapmaz?

• Sizin yerinize karar vermez; istisnai talepleri not edip size bırakır.
• Fiyat kırmaz, kampanya uydurmaz.
• Tıbbi ya da hukuki tavsiye vermez.
• Panele yazmadığınız bilgiyi söylemez; bilmediği soruda "size dönelim" der ve iletişim bilgisini alır.

Kurulum ve fiyat

Kurulum yaklaşık 5 dakika sürer: hesap açarsınız, sihirbazda işletmenizi yazarak ya da konuşarak anlatırsınız, telefonunuzda "meşgulse ve cevapsızda" yönlendirmeyi Sesera'nın 0850 numarasına kurarsınız. Kodlar çağrı yönlendirme rehberimizde.

Planlar KDV dahildir: Standard 499 ₺/ay (150 dakika), Pro 1.099 ₺/ay (330 dakika), Ultra 2.999 ₺/ay (900 dakika). Her planda 3 gün ücretsiz deneme vardır. Hesap açarken kart istenmez; denemeyi başlatırken kartınızdan 1 ₺ doğrulama çekilip hemen iade edilir. Plan farkları yapay zeka sekreter fiyatları yazımızda.

Ürünün genel tanıtımı için yapay zeka çağrı sekreteri sayfasına, telefonu açan yapay zekanın bir iş gününe telefona cevap veren yapay zeka yazımıza bakabilirsiniz. Bir randevu konuşmasını kendiniz denemek isterseniz 0850 242 79 46 numarasını arayın.

Sık sorulan sorular

Yapay zeka randevu asistanı nedir?

Yapay zeka randevu asistanı, işletmeyi arayan müşteriyle telefonda konuşup randevusunu işletmenin çalışma saatlerine ve seans süresine göre yazan bir yazılımdır. Randevu panele düşer ve işletme sahibine bildirim gelir.

Telefonla randevu alan yapay zeka takvimimi görür mü?

Sesera Google Takvim ile eşleştirilebilir. Eşleştirdiğinizde takvimdeki dolu saatleri görür ve o saatleri arayana önermez.

Kapalı olduğumuz saatlerde randevu alır mı?

Evet. Yapay zeka randevu asistanı 7/24 telefona cevap verir. Akşam ya da hafta sonu arayan müşteriye çalışma saatleriniz içindeki boş bir saati önerir ve randevuyu yazar.

Randevu sekreterinin yerini tutar mı?

Telefonla randevu alma işinde büyük ölçüde evet; masa başı işlerde hayır. Sekreteri olan işletmelerde asistan, sekreter telefondayken ya da mesai dışında gelen çağrıları alır.

Klinik için tıbbi soru sorulursa ne olur?

Sesera tıbbi tavsiye vermez. Soruyu not eder, randevu isteniyorsa randevuyu yazar ve notu işletmeye iletir.

Randevu alındığında bana nasıl haber gelir?

Randevu panelinize düşer ve telefonunuza bildirim gelir. Görüşmenin yazılı özeti, ses kaydı ve dökümü de paneldedir. Bildirimleri Android uygulamasından takip edebilirsiniz; iPhone'da Sesera'yı ana ekrana ekleyip bildirimleri oradan alırsınız.

Kurulumu ne kadar sürer?

Yaklaşık 5 dakika. Hesap açılır, sihirbazda işletme anlatılır ve telefonda "meşgulse ve cevapsızda" yönlendirme kurulur. Numaranız değişmez.