KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusunun kimliği

Sesera markası altında sunulan hizmetin veri sorumlusu iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir:

• Marka: Sesera
• Ünvan: Erdem Özbek
• Adres: 9 Eylül Mah. Ata Cad. 35. Sokak Evleri No: 12-19, İç Kapı No: 7, Menemen / İzmir
• Telefon: 0505 042 49 39
• E-posta: [email protected]
• Web: sesera.ai
• Vergi dairesi / no: Menemen / 6670532281

Önemli ayrım:Hesap sahibi işletmelerin (kullanıcı) verilerinde veri sorumlusu Sesera'dır. Buna karşılık, işletmeyi arayan müşterilerin verilerinde veri sorumlusu ilgili işletmedir; Sesera bu verileri işletme adına ve talimatı doğrultusunda işleyen veri işleyendir.

2. İşlenen kişisel veri kategorileri

Sesera, hizmetin gereği olarak aşağıdaki kişisel veri kategorilerini işleyebilir:

• Kimlik bilgileri: ad, soyad, işletme yetkilisi unvanı.
• İletişim bilgileri: e-posta adresi, cep telefonu numarası, işletme adresi.
• Müşteri görüşme verileri: işletmeyi telefonla arayan, işletmenin web sitesindeki sesli arama düğmesiyle görüşen ya da işletmenin sesten sese API bağlantısı üzerinden asistanla konuşan kişilere ait arayan numara (varsa), görüşme tarihi/saati, görüşme süresi, ses kaydı (işletme kaydı kapatmadıysa) ve buna ilişkin metin dökümü (transkript). Web sitesi görüşmelerinde ayrıca ziyaretçinin IP adresi ve görüşmenin başlatıldığı site adresi.
• Arayan hafızası notları: işletme bu özelliği kapatmadıysa, görüşme bitince arayanın görüşmede söylediği adı, adresi ve isteği gibi bilgilerden çıkarılan kısa notlar. Notlar arayanın telefon numarasına bağlı olarak ve şifreli tutulur.
• Ses eğitimi örneği:işletmenin ya da Sesera Developers'taki kurumun isteğe bağlı olarak yüklediği ya da kaydettiği, kendisine veya açık izin veren kişiye ait ses kaydı. Yalnızca o işletmenin ya da kurumun asistanlarına özel ses üretmek için kullanılır.
• WhatsApp mesajları: işletme kendi WhatsApp Business hesabını bağladıysa, arama sonunda müşteriye giden mesaj, müşterinin bu mesaja verdiği cevaplar, müşterinin telefon numarası ve mesajların iletim durumu.
• Mimar sohbetleri:Sesera Developers panelinde Mimar ile yazılı ya da sesli yapılan konuşmaların metni, Mimar'ın yaptığı işlemlerin özeti, konuşmanın tarihi, konuşan kullanıcı ve harcanan dakika.
• İşletme bilgileri: hizmet listesi, fiyatlar, çalışma saatleri, SSS ve AI resepsiyonistin yanıt vermesi için sağlanan diğer içerikler.
• Ödeme ve fatura bilgileri: ödeme altyapısı sağlayıcısı tarafından iletilen abonelik durumu, fatura referansları, işlem tutarı ve taksit bilgisi. Kart numarası ve güvenlik kodu Sesera sunucularına hiç girmez. Kartını saklatmayı seçen kullanıcılarda ayrıca kartın son dört hanesi, bankası ve son kullanma ayı ile sağlayıcının verdiği iki şifreli kimlik anahtarı tutulur; anahtarlar yalnızca abonelik yenileme tahsilatını, kullanıcının kendisinin açtığı otomatik dakika yüklemesi tahsilatını ve Sesera Developers panelinde kendisinin onayladığı alımların tahsilatını başlatmak için kullanılır ve panelden silinebilir.
• Otomatik dakika yüklemesi kayıtları: Sesera Developers panelinde otomatik yüklemeyi açan kullanıcılarda belirlenen eşik ve miktar, günlük ve aylık üst sınırlar, ayarı onaylayan kişi, onay zamanı ve onaylanan metin ile her tahsilatın tutarı, zamanı ve sonucu. Kayıtlı kartla tek dokunuşta yapılan alımlarda ödemeyi başlatan kişi, zamanı, tutarı ve sonucu.
• İptal anketi: denemesini ya da aboneliğini iptal eden kullanıcının iptal penceresinde isteğe bağlı olarak seçtiği nedenler ve yazdığı kısa not (en çok 1000 karakter), iptalin türü ve zamanı. Yalnızca hizmeti geliştirmek için kullanılır.
• Teknik veriler: IP adresi, oturum tanımlayıcıları, tarayıcı bilgileri, hata ve performans kayıtları.

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Hizmetin sunulması, sürdürülmesi ve geliştirilmesi.
• Aranan numaraya AI resepsiyonist tarafından cevap verilmesi ve müşteri talebinin işletme adına alınması.
• Aynı numara aynı işletmeyi yeniden aradığında asistanın önceki görüşmelerden çıkarılan notlarla yardımcı olabilmesi (arayan hafızası; işletme kapatabilir).
• İşletmenin ya da kurumun isteği üzerine asistana özel ses üretilmesi (ses eğitimi).
• Müşteri görüşmelerinin kayıt altına alınması, hizmet kalitesinin denetlenmesi ve uyuşmazlıkların çözümü.
• Sesera Developers panelindeki Mimar sohbetlerinin destek verilmesi, hataların giderilmesi ve hizmetin iyileştirilmesi için Sesera ekibince incelenmesi.
• Abonelik yönetimi, faturalandırma ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Kullanıcının açtığı otomatik dakika yüklemesinin ve kayıtlı kartla onayladığı alımların yürütülmesi ve tahsilatın onaya dayandığının kanıtlanması.
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurumlara bilgi verilmesi.
• Kullanıcı talebi üzerine destek sağlanması ve şikayetlerin çözüme kavuşturulması.

4. Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri

Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. maddesi uyarınca:

• Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m.5/2-c),
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç),
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m.5/2-e),
• Veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması (m.5/2-f),

Ses eğitimi örneğinin işlenmesi ve özel ses üretmek için yurt dışındaki ses sağlayıcısına aktarılması, sesin sahibinin açık rızasına(m.5/1) dayanır. Sesi yükleyen ya da kaydeden kişi, panelde sesin kendisine ait olduğunu ya da sahibinden açık izin aldığını onaylar; bu onay, onaylayan kullanıcı ve zamanıyla birlikte kaydedilir. Bu kural işletme panelinde ve Sesera Developers'ta kurum adına yapılan ses eğitiminde aynıdır.

Telefon görüşmelerinin başında arayan tarafa otomatik bir anons yapılır. İşletme ses kaydını açık tuttuysa anons görüşmenin kayıt altına alındığını, kapattıysa görüşmenin yazıya döküldüğünü bildirir; kayıt kapalıyken ses saklanmaz, yalnızca metin dökümü tutulur. Anonsta varsayılan olarak arayanın yapay zeka ile konuştuğu da bildirilir; işletme bu kısmı kapatabilir. Bu bildirim bir aydınlatmadır; görüşmeye devam edilmesi veya itiraz edilmemesi tek başına açık rıza sayılmaz. Kaydedilmesini istemiyorsanız görüşmeyi sonlandırabilir, mevcut kayıtların silinmesi talebinizi [email protected] adresinden iletmeniz halinde, ilgili görüşmeye ait kayıt ve transkript en kısa sürede silinir.

5. Kişisel verilerin aktarımı

Kişisel verileriniz, yalnızca aşağıdaki amaçlar ve taraflar için işlenme amacıyla sınırlı olarak aktarılabilir:

• Hizmet sağlayıcılar: Ses sentezi ve konuşma tanıma, dil modeli, ödeme altyapısı, e-posta gönderimi, randevu takvimi ve altyapı barındırma gibi işlevler için yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcıları. Bu sağlayıcıların işlev bazında listesi ve aktarılan veriler Açık Rıza Metni Bölüm 3'te yer alır.
• WhatsApp (Meta): işletme kendi WhatsApp Business hesabını bağladıysa arama sonu mesajı ve cevapları, işletmenin kendi hesabı üzerinden WhatsApp altyapısıyla iletilir. İşletmenin WhatsApp ve Meta ile ilişkisi kendi hesabı üzerindendir; Sesera bu hesaba yalnız işletmenin bağlantı sırasında verdiği izinle erişir.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: mevzuat gereği talep edilmesi halinde.
• Hukuki danışmanlar: uyuşmazlık halinde gerekli ölçüde.

Bu hizmet sağlayıcıların önemli bir kısmı yurt dışında (ABD, İngiltere, AB, Çin, Singapur) yerleşiktir ve hizmetin teknik olarak çalışabilmesi bu aktarımı zorunlu kılar. Yurt dışına aktarım, KVKK m.9 kapsamında; aktarımda şifreleme ve sözleşmesel taahhütler gibi güvenlik tedbirleriyle birlikte, sözleşmenin ifası (m.5/2-c) ve gerekli hallerde açık rızanıza dayanılarak gerçekleştirilir. Ayrıntılar için Açık Rıza Metni'ne bakınız.

6. Saklama süreleri

• Hesap ve abonelik verileri: hesap aktif olduğu süre boyunca ve kapatma talebinden itibaren 3 yıl.
• Ses kayıtları ve çağrı transkriptleri: 12 ay sonra otomatik olarak silinir. İşletme talebi üzerine daha kısa süre seçilebilir.
• Ses eğitimi örneği ve ondan üretilen özel ses: ses panelden silindiğinde ya da hesap veya işletme silindiğinde Sesera'dan ve ses sağlayıcısından silinir. Ham ses örneği bu süre boyunca ses sağlayıcısının yanında Sesera sunucularında da saklanır.
• Arayan hafızası notları: numaranın işletmeyi son aradığı tarihten itibaren 12 ay. Bu süreyi aşan notlar asistana verilmez. İşletme özelliği kapatırsa yeni not tutulmaz ve var olan notlar asistana verilmez; silinmelerini [email protected] adresinden isteyebilirsiniz.
• Mimar sohbetleri: kurum hesabı açık olduğu sürece saklanır; hesap kapatılınca hesap verileriyle aynı süre uygulanır. Silinmesini istediğiniz sohbeti [email protected] adresine bildirebilirsiniz.
• WhatsApp mesaj kayıtları ve Meta hesap erişim anahtarı: şifreli saklanır. İşletme bağlantıyı kaldırınca erişim anahtarı hemen silinir; mesaj kayıtları işletme kaydıyla birlikte silinir. Silinmelerini [email protected] adresinden daha önce de isteyebilirsiniz.
• İptal anketi cevapları: hesap ve abonelik verileriyle aynı süre saklanır; işletme kaydı silinince birlikte silinir.
• Mali kayıtlar: ilgili mevzuatın gerektirdiği süre boyunca (yasal asgari süre 10 yıl).
• Teknik loglar: 90 gün.

7. Veri sahibinin hakları

KVKK m.11 kapsamında her veri sahibi, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili olarak aşağıdaki haklara sahiptir:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
• Silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Aktarıldığı üçüncü kişilere düzeltme, silme ve yok etme taleplerinin bildirilmesini isteme,
• Otomatik sistemler vasıtasıyla aleyhine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Bu haklarınızı kullanmak için [email protected] adresine kimlik tespitine yarayacak belgelerle birlikte talebinizi iletebilirsiniz. Başvurularınız en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

8. Güvenlik tedbirleri

Sesera, kişisel verilerinizi korumak için sektör standartlarındaki teknik ve idari tedbirleri uygular. Bunlar; aktarımda TLS şifrelemesi, saklamada erişim kontrolü, asgari yetki ilkesi, erişim kayıtları ve düzenli güvenlik incelemelerini içerir.

9. Çerez politikası

Sesera web sitesinde ve uygulamasında oturum yönetimi, güvenlik ve hizmet sunumu için zorunlu çerezler kullanılır. Bu çerezler kapatılırsa hizmetin temel işlevleri çalışmayabilir. Analitik ve reklam çerezleri ise yalnızca açık rızanızlaçalışır: siteye ilk girişinizde çıkan çerez bandında “Kabul et” demediğiniz sürece bu çerezler hiç yüklenmez, reddetmek kabul etmekle aynı kolaylıktadır ve izninizi dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz. Hangi çerezin hangi veriyi kime gönderdiğinin tam listesi ve izni geri alma düğmesi Çerez Politikası sayfasındadır.

10. Çocukların kişisel verileri

Sesera hizmetleri, işletme sahipleri ve müşterileri için tasarlanmıştır; 18 yaşın altındaki bireylerin doğrudan kullanımına yönelik değildir. Bilgi tarafımıza ulaştığında, 18 yaş altı bireylerden bilerek kişisel veri toplamayız; tespit edilen veriler mümkün olan en kısa sürede silinir. Çocukların kişisel verilerinin işlendiğine dair bir endişeniz varsa [email protected] adresine bildirim yapabilirsiniz.

11. Otomatik karar verme ve profilleme

Sesera, müşteri çağrılarını AI resepsiyonist aracılığıyla yanıtlar. Çağrılar sırasında konuşma metne dönüştürülerek bir dil modeline iletilir ve bu model; randevu açma, geri arama oluşturma veya iletişim bilgisi alma gibi otomatik kararlar verebilir. Bu kararlar yalnızca işletme sahibinin önceden tanımladığı kurallar ve hizmet tanımı çerçevesinde alınır; mali yaptırım veya hukuki sonuç doğurmaz. Otomatik karar verme süreçlerine itiraz etmek için her zaman doğrudan işletmeyle iletişime geçebilir, veya kendi haklarınızla ilgili KVKK m.11 kapsamında başvuruda bulunabilirsiniz.

12. Başvuru usul ve esasları

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında KVKK haklarınızı aşağıdaki kanaldan iletebilirsiniz:

• E-posta: [email protected] (e-imzalı veya mobil-imzalı bir başvuru kabul edilir; düz e-posta için kimlik tespitine yarayan ek belge sunulması gerekir).

Başvurunuzda; ad, soyad, T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirimde bulunmak istediğiniz e-posta adresi, talep konusu ve buna dair belge ve bilgileri yer almalıdır.

13. İletişim ve veri sorumlusu bilgileri

Bölüm 1'de belirtilen veri sorumlusuna; yukarıdaki başvuru kanalı (e-posta) üzerinden ulaşabilirsiniz. VERBİS kaydı yükümlülüğü, veri sorumlusunun ilgili mevzuattaki muafiyet kriterlerine göre değerlendirilmekte olup, kayıt gerektiğinde sicil bilgisi bu bölümde yayımlanacaktır.

14. Değişiklikler

Bu metin, mevzuat değişiklikleri veya hizmet kapsamındaki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır; üst kısımda yer alan “son güncelleme” tarihinden takip edebilirsiniz.