Veri İşleyen Sözleşmesi

1. Taraflar

Veri işleyen (“Sesera”):

• Marka: Sesera
• Ünvan: Erdem Özbek
• Adres: 9 Eylül Mah. Ata Cad. 35. Sokak Evleri No: 12-19, İç Kapı No: 7, Menemen / İzmir
• Telefon: 0535 918 33 93
• E-posta: [email protected]
• Web: sesera.ai
• Vergi dairesi / no: Menemen / 6670532281

Veri sorumlusu (“İşletme”):Hizmete kaydolan ve kendi telefon hattını Sesera'ya yönlendiren gerçek veya tüzel kişi. İşletmenin unvanı, bu Ek Sözleşme'yi kabul ettiği hesap kaydında yer alır.

2. Sıfatların paylaşımı

Hizmet iki ayrı veri kümesi üretir ve her birinde sıfatlar farklıdır. Bu ayrım bu Ek Sözleşme'nin tamamının dayanağıdır:

• İşletmenin hesap verileri(yetkili kişinin adı, e-posta adresi, telefonu, abonelik ve ödeme kayıtları): burada veri sorumlusu Sesera'dır. Bu veriler KVKK Aydınlatma Metni kapsamındadır ve bu Ek Sözleşme'nin konusu değildir.
• İşletmeyi arayan kişilerin verileri (arayan numarası, çağrı sesi ve metin dökümü, çağrı sırasında paylaşılan ad, randevu ve talep bilgileri): burada veri sorumlusu İşletme, veri işleyen Sesera'dır. Bu Ek Sözleşme yalnızca bu veri kümesini düzenler.

3. İşlemenin konusu, kapsamı ve süresi

• İşlemenin konusu ve amacı: İşletmenin telefon hattına gelen çağrıların İşletme adına yapay zeka ile yanıtlanması; randevu oluşturulması, mesaj ve geri arama talebi kaydedilmesi; çağrının kayda alınması, metne dönüştürülmesi ve özetlenmesi; sonuçların İşletme paneline ve bildirimlerine iletilmesi.
• İşlemenin niteliği: Tamamen veya kısmen otomatik yollarla, bulut altyapısı üzerinde işleme.
• İlgili kişi grupları: İşletmeyi telefonla arayan gerçek kişiler (müşteriler, tedarikçiler, aday müşteriler).
• Veri kategorileri: Kimlik ve iletişim bilgisi (arayan numarası, çağrı sırasında söylenen ad), müşteri işlem bilgisi (randevu, talep, mesaj içeriği), işitsel kayıt (çağrı sesi) ve buna ilişkin metin dökümü.
• Özel nitelikli veri:Hizmet, KVKK m.6 kapsamındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi için tasarlanmamıştır. Arayanın kendiliğinden söylediği böyle bir bilginin çağrı dökümüne girmesi halinde, bu verinin hukuka uygun işlenmesine ilişkin sorumluluk İşletme'ye aittir; İşletme talep ederse ilgili kayıt ve döküm silinir.
• Süre: Bu Ek Sözleşme, İşletmenin aboneliği devam ettiği sürece yürürlüktedir. Sona ermesi halinde 10. madde uygulanır.

4. İşletmenin yükümlülükleri

Veri sorumlusu olarak İşletme, aşağıdakileri sağlamakla yükümlüdür:

• Arayanların kişisel verilerinin işlenmesinin hukuka uygun bir işleme şartına dayanması ve verilen talimatların mevzuata aykırı olmaması;
• KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi. Sesera bu amaçla, çağrının başında arayana kaydın alındığını ve yapay zeka ile görüşüldüğünü bildiren bir anons sunar; İşletme bu anonsu devre dışı bırakmamayı ve kendi aydınlatma metninde Hizmetten söz etmeyi kabul eder;
• Kendi Veri Envanteri, Saklama ve İmha Politikası ile varsa VERBİS kaydının Hizmeti yansıtacak şekilde güncellenmesi;
• Panele erişimi olan kendi personelinin yetkilendirilmesi ve gizlilik yükümlülüğü altına alınması;
• Hizmetin, izinsiz ticari ileti gönderimi veya mevzuata aykırı veri toplama amacıyla kullanılmaması.

5. Sesera'nın yükümlülükleri

Veri işleyen olarak Sesera:

• Arayanların kişisel verilerini yalnızca 3. maddede tanımlanan amaç ve kapsamla, İşletmenin talimatları doğrultusunda işler; kendi amaçları için kullanmaz, satmaz ve üçüncü kişilere pazarlama amacıyla aktarmaz;
• Bu verileri yapay zeka modellerinin eğitilmesinde kullanmaz ve alt veri işleyenlerinden de kullanmamalarını talep eder;
• Verilere erişimi olan personeli ve yüklenicilerini yazılı gizlilik yükümlülüğü altına alır, erişimi görevin gerektirdiği asgari kapsamla sınırlar;
• 6. maddedeki teknik ve idari tedbirleri alır ve KVKK m.12/1 kapsamındaki sorumluluğun kendisiyle müştereken doğduğunu kabul eder;
• İşletmenin talebi üzerine, işlemeye ilişkin bilgi ve belgeleri makul süre içinde sağlar (11. madde);
• Bir veri ihlali halinde 8. maddedeki süre ve usulle İşletme'yi bilgilendirir;
• İşletmeye, arayanlardan gelen KVKK m.11 taleplerini karşılamak için 9. maddede tanımlanan desteği verir.

6. Teknik ve idari tedbirler

Sesera, KVKK m.12 kapsamında en az aşağıdaki tedbirleri uygular:

• Tüm veri aktarımlarında güncel TLS şifrelemesi; panel ve API erişiminin yalnızca HTTPS üzerinden sunulması;
• Çağrı metin dökümlerinin ve arayan numarasının veritabanında şifreli saklanması;
• Ses kayıtlarının herkese açık olmayan, yetkilendirme ve imzalı bağlantı ile korunan depolamada tutulması;
• Rol bazlı erişim yetkilendirmesi, asgari yetki ilkesi ve yönetim arayüzlerine erişimin ayrı kimlik doğrulamayla sınırlandırılması;
• Yönetici işlemleri ve veri erişimleri için erişim kayıtlarının tutulması;
• Parolaların geri döndürülemez biçimde özetlenerek, servis sırlarının ve entegrasyon anahtarlarının şifrelenerek saklanması;
• Düzenli yedekleme, yedeklerin erişim denetimi altında tutulması ve geri dönüş provası;
• Güvenlik güncellemelerinin takibi, bağımlılık taraması ve düzenli güvenlik incelemeleri;
• Saklama sürelerinin sona erdiği verilerin silinmesine yönelik otomatik süreçler (10. madde).

7. Alt veri işleyenler ve yurt dışına aktarım

Hizmetin sunulabilmesi için aşağıdaki kategorilerde alt veri işleyen kullanılır. İşletme, bu Ek Sözleşme'yi kabul etmekle bu kategorilerin kullanımına onay verir:

• Yapay zeka ses ve konuşma sağlayıcıları: Yapay zeka ses sentezi (TTS) ve konuşmanın metne dönüştürülmesi (STT). Aktarılan veri: Çağrı sesi ve metin dökümü (transkript). Konum: Yurt dışı.
• Yapay zeka dil modeli sağlayıcıları: Konuşmanın anlaşılması ve yanıt üretilmesi. Aktarılan veri: Çağrı transkripti ve işletme bilgileri. Konum: Yurt dışı.
• Ödeme altyapısı sağlayıcısı: Abonelik ve ödeme işlemleri. Aktarılan veri: Ad, e-posta, abonelik ve fatura referansları (kart bilgisi Sesera'ya iletilmez). Konum: Yurt dışı.
• E-posta gönderim sağlayıcısı: İşlemsel e-posta gönderimi (doğrulama, bildirim, parola sıfırlama). Aktarılan veri: E-posta adresi. Konum: Yurt dışı.
• Takvim entegrasyonu sağlayıcısı: Randevu takvimi senkronizasyonu (yalnızca işletme bağladıysa). Aktarılan veri: Randevu tarihi/saati, müşteri adı ve telefonu. Konum: Yurt dışı.
• Bulut altyapı sağlayıcıları: Sunucu barındırma ve veri saklama. Aktarılan veri: Hizmet kapsamında işlenen veriler (şifreli olarak). Konum: Yurt dışı.
• Analitik ve reklam ölçüm sağlayıcıları: Site kullanımının ölçülmesi ve reklam performansının takibi (yalnızca çerez izni verildiyse). Aktarılan veri: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, gezinme ve dönüşüm olayları. Konum: Yurt dışı.

Bu sağlayıcıların bir kısmı yurt dışında bulunduğundan, işleme yurt dışına aktarım içerir. Aktarımlar KVKK m.9 kapsamında, arayandan alınan açık rızaya veya Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun yayımladığı standart sözleşmeye dayanır. Sesera, her alt veri işleyeni bu Ek Sözleşme'dekine denk yükümlülüklerle bağlar ve alt işleyenin fiillerinden İşletme'ye karşı sorumlu kalır.

Sesera yeni bir alt veri işleyen kategorisi eklemek istediğinde, değişikliği yürürlüğe girmeden en az 30 gün önce panelde veya e-posta ile duyurur. İşletme bu süre içinde haklı bir gerekçeyle itiraz ederse taraflar bir çözüm arar; bulunamazsa İşletme aboneliğini tazminatsız feshedebilir ve kalan dönem bedeli iade edilir.

Güncel liste her zaman Açık Rıza Metni Bölüm 3'te ve bu sayfada yayımlanır.

8. Veri ihlali bildirimi

Sesera, işlediği arayan verilerini etkileyen bir ihlali öğrendiğinde İşletme'yi gecikmeksizin ve en geç 24 saat içinde panelde ve hesap e-postası üzerinden bilgilendirir. Bildirim, elde edilebildiği ölçüde ihlalin niteliğini, etkilenen veri kategorilerini ve yaklaşık ilgili kişi sayısını, olası sonuçlarını ve alınan tedbirleri içerir; eksik bilgi tamamlandıkça bildirim güncellenir.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na ve ilgili kişilere bildirim yükümlülüğü, veri sorumlusu sıfatıyla İşletme'ye aittir (Kurul kararı uyarınca en geç 72 saat). Sesera, bu bildirimin hazırlanması için gereken teknik bilgi ve belgeyi sağlar.

9. İlgili kişi taleplerine destek

Arayan bir kişi, kendisine ait çağrı kaydının veya dökümünün silinmesini, düzeltilmesini ya da kendisine bilgi verilmesini talep ederse, talebi karşılamak İşletme'nin yükümlülüğündedir. Sesera:

• Talep kendisine ulaştığında, İşletme'ye yönlendirir ve İşletme'yi bilgilendirir;
• İşletmenin panelinden ilgili çağrı kaydını ve dökümünü silme imkanı sunar; panelden yapılamayan silme ve düzeltmeleri İşletmenin yazılı talebi üzerine 10 gün içinde gerçekleştirir;
• İşletmenin KVKK m.11 başvurularını 30 gün içinde sonuçlandırabilmesi için gereken bilgiyi zamanında verir.

10. Saklama, silme ve iade

Saklama süreleri KVKK Aydınlatma Metni Bölüm 6 ile aynıdır:

• Ses kayıtları ve çağrı metin dökümleri: 12 ay. İşletme talebi üzerine daha kısa süre uygulanabilir.
• Teknik loglar: 90 gün.
• Mali kayıtlar: ilgili mevzuatın gerektirdiği süre (yasal asgari süre 10 yıl).

Abonelik sona erdiğinde, mevzuatın saklamayı zorunlu kıldığı haller saklı kalmak üzere, arayanlara ait kişisel veriler 30 güniçinde silinir. İşletme bu süre içinde talep ederse, veriler makine tarafından okunabilir bir biçimde (CSV ve ses dosyaları) İşletme'ye teslim edilir. Yedeklerdeki kopyalar, yedekleme döngüsünün doğal akışında tasfiye edilir.

11. Bilgi verme ve denetim

İşletme, yılda bir kez ve makul kapsamda olmak üzere, bu Ek Sözleşme'deki yükümlülüklere uyuma ilişkin bilgi ve belge talep edebilir. Sesera bu talebi 30 gün içinde, güvenlik tedbirlerini ve alt veri işleyen listesini açıklayan bir belgeyle yanıtlar. Bir denetim otoritesinin talebi halinde bu süre ve kapsam otoritenin talebine göre uygulanır.

12. Sorumluluk

Taraflar, KVKK m.12 kapsamındaki veri güvenliği sorumluluğunun müşterek olduğunu kabul eder. Kendi yükümlülüğünü ihlal eden taraf, bu ihlalden doğan idari para cezası ve zararlardan sorumludur. Sesera'nın bu Ek Sözleşme'den doğan toplam sorumluluğu, Kullanım Koşulları Bölüm 8'deki sınırlara tabidir; ancak Sesera'nın kasıt veya ağır ihmali halinde bu sınır uygulanmaz.

13. Yürürlük, değişiklik ve kabul

Bu Ek Sözleşme, İşletme tarafından panel üzerinden kabul edildiği anda yürürlüğe girer. Kabul; tarih, saat, kabul eden kullanıcı ve metin sürümü ile birlikte kayda geçirilir ve İşletme bu kaydı panelinden her zaman görüntüleyebilir.

Metnin yükümlülüklerini etkileyen bir değişiklik yapıldığında sürüm numarası artırılır ve kabul yeniden istenir; önceki sürüme verilen kabul kaydı korunur. Bu Ek Sözleşme ile Kullanım Koşulları arasında arayan verilerinin işlenmesine ilişkin bir çelişki bulunması halinde bu Ek Sözleşme uygulanır.

14. İletişim ve irtibat

Bu Ek Sözleşme kapsamındaki bildirimler, İşletmenin hesabında kayıtlı e-posta adresine ve Sesera bakımından [email protected] adresine yapılır. Veri ihlali bildirimleri ve ilgili kişi talepleri aynı adres üzerinden iletilir.